当社が保有する個人情報のお取扱いについて
株式会社ケイ・コンベンション（以下、「当社」と呼びます。）は、当社のサービスを円滑に行うため、サービス上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は、当社の「個人情報保護方針」に基づくほか、以下のとおり取り扱います。
１．個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を次の目的のために利用します。
■開示対象個人情報について
（１）お客様から依頼された国内・海外旅行・宿泊予約などの手配のため
（２）国内・海外旅行・宿泊予約などの手配並びに海外旅行保険の加入に必要な範囲におけるご連絡（宅配業者等へ旅行予定表や契約書等の発送を依頼する場合を含みます）。
（３）国内・国際会議の開催予定、その他当社のサービスのご案内のため
（４）国内・海外旅行・宿泊予約並びに海外旅行保険の加入、国内・国際会議の企画・運営・参加に関する料金のご請求のため。
（５）お客様からのお問い合わせやご意見に対してご回答を行うため。
（６）従業者の採用選考のため。
（７）採用選考結果のご連絡、その他、採用活動に関するご連絡のため。
（８）従業員人事管理、給与計算、社会保険手続き、福利厚生などを行うため。
（９）退職者予定者の退職手続きを行うため。
■ 受託した個人情報について
（１）お客様から依頼された海外旅行保険の加入業務のため
（２）国内・国際会議の企画・運営業務遂行のため
なお、当社が求める個人情報のご提供がいただけない場合又は記入不備があった場合には、その後の当社のサービスのご提供その他採用応募者の採用選考などについて、ご希望に添えないことがございますので、予めご了承をお願い致します。
２．個人情報の取得
当社は、適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得します。
３．業務の委託
当社は、利用目的を達成するために必要な範囲において業務を委託することがあります。業務の委託に伴い、必要な範囲において当社が取得した個人情報を預託することがあります。
４．第三者への提供
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客さまから取得した個人情報を、あらかじめお客さまの同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。なお、業務委託先への預託の場合は第三者への提供に当たりません。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることが困難であるとき
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難であるとき
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
５．共同利用
当社は、取得した個人情報を共同利用することはいたしません。
６．個人情報の管理について
当社は、取得した個人情報を適切に管理するとともに、漏えい、滅失又はき損等の防止のために最大限の注意を払います。取得した個人情報の保護と適切な取扱いに関して、役員並びに従業者に対し社内教育を行います。また、利用目的に応じて個人情報の保存期間を別途定め、当該期間経過後はこれを適切な方法で廃棄いたします。
７．個人情報の開示等の手続き
当社は、取得した個人情報に関して開示等をご希望される場合には、ご本人様並びにお申し出いただいた方（代理人など）がご本人であることを確認した上で、合理的な期間内において、法令等に定められた範囲内でご対応いたします。
（１）当社が保有している個人情報について、当社がご対応させて頂く内容は以下です。
●利用目的の通知
当社が保有している個人情報について、どのような目的で利用しているかご通知致します。
●個人情報の開示
当社が保有している個人情報について、その内容をご開示致します。
●個人情報の訂正、追加または削除
当社が保有している個人情報について、その内容を訂正または追加させて頂きます。また、ご希望に応じて、一部を削除させて頂きます。
●個人情報の利用停止、または消去
当社が保有している個人情報について、ご希望に応じて、ご利用を停止させて頂きます。また個人情報の全部を消去致します。
●第三者への提供の停止
当社が保有している個人情報について、ご希望に応じて、第三者への提供を停止致します。
（ご注意）
個人情報の利用の停止や消去などを行った場合には、その後におきまして、当社からのサービスが十分にご提供できなくなる場合がございます。その点をあらかじめご了承の上ご請求頂けたらと思います。
（２）手数料
個人情報の開示並びに利用目的通知のお求めに対し、1件につき800円（税込み）を手数料としてご請求させて頂いております。個人情報の開示並びに利用目的通知につきましてはご本人様へ報告書を郵送致しますが、その中に上記ご請求書を同封させて頂きますのでお支払いをお願い申し上げます。 なお、個人情報の開示並びに利用目的通知以外のお求めに際しましては、手数料のご請求は行っておりません。
（３）開示等のご請求方法及びお問い合わせ
開示等のご請求をされる場合は、当社所定の開示等請求書（注１）に必要事項を記入し、ご本人様またはお申し出いただいた方（代理人等）がご本人であることを確認するために必要な書類（注２）を同封のうえ、次の宛先まで、書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法によりお申し込みください。 この方法によらない開示等のご請求（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承ください。 また、開示等請求書の記載に不備があった場合並びにご本人様及びお申し出いただいた方（代理人等）がご本人であることを確認できない場合は、不本意ながらご請求に対応できない場合がありますので、あらかじめご了承願います。
（注1） 当社所定の開示等請求書
当社所定の開示等請求書は、以下に記載してある「開示等請求書」をクリックすることで、当社Webサイトからのダウンロード取得することが可能です。
●当社Ｗｅｂサイトからのダウンロードはこちら→「開示等請求書」
なお、ＦＡＸ又は郵送による交付をご希望される場合には、開示等請求書の交付をご希望される旨をご記載下さい。また、ＦＡＸの場合はご希望される方のＦＡＸ番号、郵送の場合はご希望される方の氏名・住所をご記載の上お申込み下さい。
（注２）ご本人様ならびにお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類
運転免許証、旅券（パスポート）、健康保険証、年金手帳、印鑑登録証明書等の写しです。
なお、お申し出いただいた方がご本人様以外の場合（代理人等）は、さらに次の書類も同封してください。
●ご本人様が開示等のご請求を行うことについて、その作業を代理人様へ委任した場合
ご本人様が開示等請求を行うに際して、その旨を委任したことが記載された「代理人委任状」など、代理人に代理権があることを確認できる書類。
● ご本人様が未成年者又は成年被後見人の場合
法定代理人様の戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類
（４）開示等、ご請求についてのご通知方法
お申し出いただいた方（開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所）宛に、書面にて簡易書留郵便によりご通知致します。
また、ご本人様の開示等のご請求に対して、開示等を行わない場合（注3）に該当する場合には、その理由を書面に記載してご通知致します。
個人情報の訂正、追加又は削除を行った際は、その旨及びその内容をご通知致します。
なお、ご通知までに日数を要することがありますので、あらかじめご了承をお願い申し上げます。
（注3） 開示等を行わない場合
次のいずれかに該当する場合には、開示等を行いませんので、予めご了承をお願い致します。
［１］ 利用目的の通知を行わない場合は以下です。
●ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
●当社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合。
●国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
●利用目的が明らかな場合。
●ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合。
●ご本人様の個人情報を当社が保有はしているが、その個人情報が開示対象個人情報(法令＝保有個人データ)ではない場合。
●ご請求者様が所定の手数料をお支払い頂けなかった場合。
［２］ 個人情報の開示を行わない場合は以下です。
●法令の規定により特別の手続が定められている場合。
●本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
●当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
●法令に違反することとなる場合。
●ご本人様の個人情報を当社が保有していない場合。
●ご本人様の個人情報を当社が保有はしているが、その個人情報が開示対象個人情報(法令＝保有個人データ)ではない場合。
●ご請求者様が所定の手数料をお支払い頂けなかった場合。
［３］訂正、追加又は一部削除を行わない場合は以下です。
●開示対象個人情報（法令：保有個人データ）の内容に間違いがなかった場合。
●法令の規定により特別の手続が定められている場合。
［４］利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を行わない場合は以下です。
●本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
●当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合。
●法令に違反することとなる場合。
（５）開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的
開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。
８．認定個人情報保護団体
認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先 |
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：個人情報保護苦情相談室
【住所】〒105-0011 東京都港区芝公園3-5-8 機会振興会館
【電話】03-5776-1379 0120-700-779 |
上記問合せ先は、当社（株式会社ケイ・コンベンション）のサービスに関する問合せ先ではありません。当社のサービスに関する問合せは、「http://www.kconvention.com/index.html」より、お問合せ下さい。
９．当社開設Ｗｅｂサイトにおけるクッキー（注4）及びＷｅｂビーコン（注5）の利用について
当社が開設しているＷｅｂサイトでは、クッキーやＷｅｂビーコンを使用している場合があります。これらは、お客様がＷｅｂサイトを最適な状態で利用していただくために使用します。クッキーの使用を希望されない場合は、お客様のブラウザの設定を変更することによりクッキーの使用を拒否したりすることができます。また、クッキーの使用を拒否することによりＷｅｂビーコンを拒否することができます。その場合、一部のサービスがご利用できなくなることがあります。
（注４）「クッキー」とは、ホームページを管理するＷｅｂサーバとお客様のブラウザ間で相互に やりとりされる情報で、お客様のコンピュータのディスクにファイルとして格納されることがあります。クッキーを使用すると、Ｗｅｂサーバは特定のコンピュータがホームページ中のどのページに訪れたか等を記録することが可能となります。
（注５）「Ｗｅｂビーコン」とは、クッキーと一緒に機能し、特定のページに何回アクセスが行われたかを知ることができる技術です。
１０．個人情報に関する受付窓口
当社が保有している個人情報に関する開示等のお申し込み、お問い合わせ、その他苦情などの相談につきましては、以下に記載した「個人情報保護に関するお問い合わせ窓口」まで、電話、メール、FAX又は郵便によりお申し出くださいませ。
１１．個人情報保護管理者の氏名または職名、所属および連絡先
荒木 宏美
株式会社ケイ・コンベンション総務部
〒160-0022
東京都新宿区新宿1-24-7-313
TEL:03-5367-2382 FAX:03-5367-2187
［個人情報保護に関するお問い合わせ窓口］
株式会社ケイ・コンベンション 個人情報保護 苦情・相談窓口 総務部 荒木 宏美
〒160-0022
東京都新宿区新宿1-24-7-313
TEL:03-5367-2382 FAX:03-5367-2187
メール：info@k-con.co.jp
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